Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kerlin Hospitality e.K., Inhaberin Kristina Kuhn, Pariser Straße 37, 10707 Berlin, Telefon +49 30 8871650, hotel@kerlin.berlin

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für eine funktionsfähige Website, die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Buchungen sowie Ihren Aufenthalt erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Pflichten, z. B. Meldepflicht und steuerliche Aufbewahrung) und lit. f (berechtigte Interessen). Wir löschen Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet. Beim Aufruf werden automatisch Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs in Logfiles gespeichert, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dazu zählt auch die Speicherung, die unser Chatbot „Eve“ benötigt, wenn Sie ihn aktiv nutzen, sowie der persönliche Link unserer digitalen Gästemappe (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; siehe Abschnitt 8). Alle anderen Cookies und vergleichbaren Technologien (Statistik, Karte) nutzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen und dort jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen oder ändern können.

5. Reichweitenmessung und Nutzungsanalyse

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Microsoft Clarity der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen (z. B. angeklickte Bereiche, Scrolltiefe, Seitenabfolge), und die Website zu verbessern. Dabei werden pseudonymisierte Nutzungsdaten, Geräteinformationen und Ihre IP-Adresse verarbeitet. Clarity erstellt Heatmaps und pseudonymisierte Sitzungsaufzeichnungen; Eingaben in Formularfelder werden dabei maskiert. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Sitzungsaufzeichnungen löscht Microsoft nach 30 Tagen, Heatmaps und zusammengefasste Nutzungsdaten nach 9 Monaten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

6. Kontaktformular, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder per WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer, Nachricht sowie freiwillig Reisedaten und Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Bei WhatsApp werden Ihre Nachricht und Ihre Telefonnummer an die WhatsApp Ireland Ltd. übermittelt; eine Weiterleitung in die USA (Meta Platforms Inc.) ist möglich; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wenn Sie das nicht möchten, schreiben Sie uns bitte per E-Mail. Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Online-Buchung über DIRS21

Für Online-Buchungen nutzen wir die Buchungsmaschine DIRS21 der TourOnline AG, Borsigstraße 26, 73249 Wernau. Die im Buchungsprozess angegebenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Reisedaten, Zahlungsdaten) werden zur Abwicklung Ihrer Buchung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit DIRS21 besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

8. Hotelbetrieb, Self-Check-in, Zahlungen und Gästekommunikation

Zur Durchführung Ihres Aufenthalts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeiten wir Ihre Buchungs- und Kontaktdaten in unserem Hotelverwaltungssystem ibelsa (ibelsa GmbH, Sybelstraße 41, 10629 Berlin). Mit ibelsa besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Gesetzlich vorgeschriebene Meldedaten (Bundesmeldegesetz) und steuerrelevante Daten bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Buchungsbestätigung, Anreiseinformationen, Hinweise zu Ihrem Aufenthalt und Ihre Rechnung versenden wir per E-Mail und SMS über den Dienstleister Brevo (Sendinblue SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Dazu ruft eine von uns betriebene Anwendung auf der Infrastruktur von Cloudflare, Inc. (USA; unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert) die nötigen Daten aus ibelsa ab und übermittelt Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobilnummer und Ihre Buchungsdaten (z. B. Buchungsnummer, Reisedaten, Zimmerkategorie) an Brevo. Über einen persönlichen Link in der Anreise-Mail können Sie vor der Anreise Ihre Kontaktdaten, Ihre Adresse und auf Wunsch eine Firmenadresse für die Rechnung angeben; diese Angaben speichert die Anwendung in ibelsa (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Brevo erfasst bei E-Mails, ob sie zugestellt und geöffnet und ob Links darin angeklickt wurden (über ein unsichtbares Bild in der E-Mail und über Brevo umgeleitete Links). Wir nutzen diese Angaben nur, um die Zustellung unserer Gästemails zu prüfen und Fehler zu erkennen; für Werbung nutzen wir sie nicht. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Gästekommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm das automatische Laden von Bildern ausschalten, wird das Öffnen nicht erfasst. Ein Versandprotokoll (Empfänger, Buchungsnummer, Zeitpunkt, Zustellstatus) speichern wir 90 Tage, danach wird es gelöscht. Mit Brevo und Cloudflare bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Persönliche Gästemappe und Feedback. Über einen persönlichen Link in unseren E-Mails begrüßt Sie unsere digitale Gästemappe mit Ihrem Namen und Ihren Reisedaten; Ihr Browser speichert den Link bis zum Tag nach Ihrer Abreise. In der Gästemappe und in unseren E-Mails können Sie uns eine Bewertung und auf Wunsch eine Nachricht schicken. Wir verarbeiten diese Daten in unserer eigenen Anwendung auf Cloudflare, um Sie persönlich anzusprechen, Probleme noch während Ihres Aufenthalts zu lösen und unseren Service zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bewertungen und Nachrichten löschen wir nach 12 Monaten.

Für den Self-Check-in nutzen wir einen Kiosk von Roommatik (ICTEL INGENIEROS S.L., Dr. Corbal 16, 36207 Vigo, Spanien). Am Kiosk geben Sie Ihre Reservierungsnummer ein und lesen zur Registrierung Ihren Ausweis oder Reisepass ein. Dabei werden Ihr Name, die Angaben aus dem Ausweisdokument und Ihre Unterschrift verarbeitet und an unser Hotelverwaltungssystem übermittelt. Roommatik verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit eine Meldepflicht besteht, lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Bundesmeldegesetz.

Für Kartenzahlungen am Kiosk nutzen wir ein Kartenterminal von Nexi (Nexi Germany GmbH, Helfmann-Park 7, 65760 Eschborn). Die Zahlungen selbst wickelt PAYONE ab (PAYONE GmbH, Lyoner Straße 15, 60528 Frankfurt am Main). Dabei werden die für die Zahlung nötigen Daten (z. B. Kartendaten, Betrag und Datum) an PAYONE übermittelt. PAYONE verarbeitet diese Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; ergänzend gelten die Datenschutzhinweise von PAYONE. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Online-Bezahlung. Offene Beträge können Sie vor der Anreise auch online bezahlen. Dafür übermittelt unsere eigene Anwendung Ihre Buchungsnummer und den offenen Betrag an unser Hotelverwaltungssystem ibelsa, das die Zahlung über seinen Dienst ibelsa Pay mit der Bezahlplattform fanz (Fanz GmbH, Rathausstraße 7, 20095 Hamburg) und dem Zahlungsdienstleister Adyen (Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande) abwickelt. Ihre Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt auf der Bezahlseite ein; wir erhalten sie nicht. Adyen verarbeitet die Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Zahlungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen (bis zu 10 Jahre) auf.

9. Chatbot „Eve“

Auf unserer Website bieten wir einen Chatbot an, unsere digitale Concierge „Eve“. Eve ist eine KI-Assistentin; darauf weisen wir im Chatfenster hin. Wenn Sie Eve nutzen, werden Ihre Eingaben verarbeitet, um Ihre Fragen zu beantworten, und auf Wunsch an uns weitergeleitet. Die Gespräche speichern wir pseudonymisiert für 90 Tage und werten sie aus, um unsere Informationen zu verbessern; danach werden sie gelöscht. Der Chatbot wurde von uns selbst entwickelt. Für die Beantwortung nutzt er das KI-Sprachmodell Claude der Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, USA. Mit Anthropic besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Chat-Eingaben werden von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Betrieben wird der Chatbot über die Infrastruktur von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA; Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Schaltfläche von Eve lädt Ihr Browser beim Aufruf unserer Website von Cloudflare; dabei wird Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Chatfenster wird erst geladen und Ihre Eingaben werden erst verarbeitet, wenn Sie Eve öffnen. Leitet der Chatbot Ihre Anfrage an uns weiter, erfolgt der E-Mail-Versand über Brevo (Sendinblue SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Mit Cloudflare und Brevo bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten wie Zahlungsinformationen ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

10. Telefon-Assistentin „Eve“

Rufen Sie uns unter +49 30 8871650 an, wenn gerade niemand von uns erreichbar ist, nimmt unsere digitale Telefon-Assistentin „Eve“ Ihren Anruf an. Eve ist eine KI; darauf weist sie zu Beginn des Gesprächs hin. Sie beantwortet Fragen zum Hotel, zu Ihrer Buchung und zu Ihrem Aufenthalt und nimmt Anliegen für uns auf. Dabei werden Ihre Telefonnummer und das von Ihnen Gesagte verarbeitet.

Wir nutzen dafür den Dienst ElevenLabs (Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA), der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet und dafür eigene Unterauftragsverarbeiter einsetzt, etwa Anbieter von KI-Sprachmodellen. Die Verarbeitung findet auch in den USA statt; ElevenLabs ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Mit ElevenLabs besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Eine Tonaufnahme des Gesprächs speichern wir nicht. Den Gesprächsverlauf als Text und eine Zusammenfassung speichern wir 90 Tage, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können; muss jemand von uns etwas für Sie erledigen, erhalten wir die Zusammenfassung per E-Mail. Die Anrufliste führen wir in unserer eigenen Anwendung auf Cloudflare (USA; EU-US Data Privacy Framework), E-Mails und SMS verschicken wir über Brevo (Paris); mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Auf Wunsch schickt Ihnen Eve einen Link zu unserer Online-Buchung per SMS, an die Nummer, von der Sie anrufen, oder an eine Handynummer, die Sie ihr nennen. Gebucht wird nicht am Telefon, sondern über diesen Link (Abschnitt 7). Handynummer und Link speichern wir 90 Tage.

Bitte nennen Sie am Telefon keine Zahlungs- oder Ausweisdaten. Wenn Sie nicht mit einer KI sprechen möchten, schreiben Sie uns gern an hotel@kerlin.berlin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine Buchung oder Ihren Aufenthalt geht, im Übrigen unser berechtigtes Interesse, für Gäste auch dann erreichbar zu sein, wenn gerade niemand von uns ans Telefon gehen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Google Maps

Zur Anzeige unserer Lage nutzen wir Google Maps der Google Ireland Limited. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie sie aktiv anklicken. Erst dann werden Daten wie Ihre IP-Adresse an Google übertragen, ggf. auch in die USA; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Social Media

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Instagram und Facebook. Es handelt sich um einfache Links; Daten werden erst übertragen, wenn Sie diese anklicken und die jeweilige Plattform besuchen. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen der Meta Platforms Ireland Ltd.

13. Schriftarten

Alle Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen. Eine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) findet nicht statt.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu einfach an hotel@kerlin.berlin.

15. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.